Ý tưởng đóng vai trò cực kỳ quan trọng, được ví như linh hồn của sự kiện. Nhiệm vụ được ưu tiên hàng đầu trong các bước tổ chức sự kiện đó chính là sáng tạo ý tưởng. Một ý tưởng sự kiện hoàn hảo sẽ giống như “kim chỉ nam” định hướng việc tổ chức sự kiện được suôn sẻ, đáp ứng được yêu cầu của tất cả các bên.
Sự kiện sẽ tổ chức thành công tốt đẹp khi có được ý tưởng ấn tượng, mới lạ, độc đáo và thực sự khả thi. Muốn có được điều này, đòi hỏi người tổ chức sự kiện phải thực sự nghiên cứu tích cực và thực hiện một cách hệ thống theo các bước rõ ràng.
Xây dựng ý tưởng sự kiện bằng sự nỗ lực động não cá nhân
Mô hình 5Ws. 5Ws chính là công cụ vô cùng hữu ích giúp nhà tổ chức sáng tạo được những ý tưởng sự kiện hay. Đây là tập hợp 5 câu hỏi quan trọng nhất, viết bằng tiếng Anh bắt đầu bằng chữ cái đầu tiên W. Trả lời được Why, Who, When, Where và What: Bạn sẽ sáng tạo được ý tưởng sự kiện.
Why: Vì sao lại tổ chức sự kiện
Để xác định được tầm quan trọng và vì sao cần tồn tại sự kiện thì phải có lý do thuyết phục. Khi trả lời câu hỏi này sẽ xác định được rõ ràng loại hình sự kiện được tổ chức, nâng cao thương hiệu, hình ảnh của doanh nghiệp/ công ty/ điểm đến, tăng doanh thu, thúc đẩy chương trình cộng đồng, đánh dấu một sự kiện lịch sử, buổi lễ, quan trọng, sự kiện thể thao mang tính cạnh tranh, ra mắt sản phẩm mới , thu hút du khách,….
Mục tiêu sự kiện sẽ được xác định chính xác khi làm rõ được lý do tổ chức. Ngay khi bắt đầu lập kế hoạch sự kiện nên thực hiện ngay nhiệm vụ này. Bởi đây là cơ sở định hướng cho nhà tổ chức sự kiện tiếp tục hoàn thành tốt các mục tiêu. Nếu không có mục tiêu rõ ràng thì khi tổ chức sự kiện sẽ rất lãng phí thời gian, tài chính, nguồn lực và không mang lại hiệu quả.
Who: Đối tượng tham dự sự kiện và các khách mời sẽ ảnh hưởng bởi sự kiện
Tính chất của sự kiện sẽ bị ảnh hưởng lớn từ đối tượng khách mời tham dự sự kiện. Nếu khách mời tham gia sự kiện có đến hơn 80% trên 40 tuổi thì bạn không thể sử dụng nhạc edm bởi sẽ khiến khách mời khó chịu, phản cảm và bỏ về sớm. Hay trong trường hợp khách mời đa phần là nữ thì nên mời ca sĩ nam, MC nam dẫn chương trình.
When: Thời điểm mà sự kiện sẽ diễn ra
Xác định chính xác điểm diễn ra sẽ giúp biết được khả năng các mục trong sự kiện hoàn thành và định hướng tập trung vào các mảng nhất định. Tùy thuộc vào thời gian diễn ra sự kiện để sắp xếp sử dụng các tiết mục nghệ thuật có sẵn hay tiết mục dàn dựng một cách công phu.
Ngoài ra, dựa vào thời điểm diễn ra sự kiện là mấy giờ thì sẽ quyết định yếu tố ăn tiệc như tổ chức tiệc trà, tea-break nếu tổ chức vào 2h chiều hay tổ chức tiệc mặn, tiệc finger food nếu tổ chức vào 19h để khách mời không bị đói và muốn bỏ về sớm. Hơn nữa, thời điểm tổ chức cũng ảnh hưởng đến khách mời như tổ chức vào 19h ngày cuối tuần thì khách sẽ đến đông hơn là 9h sáng ngày bình thường.
Where: Sự kiện của bạn được tổ chức ở đâu
Tổ chức sự kiện ngoài trời hay trong nhà? Địa điểm tổ chức rất quan trọng vì ảnh hưởng đến tất cả các hạng mục trong sự kiện. Các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình Led, sân khấu, trang trí, bàn ghế, an ninh,…Ở sự kiện trong nhà với ngoài trời cũng có sự khác biệt. Tùy thuộc vào tổ chức sự kiện indoor hay outdoor mà lựa chọn thiết bị phù hợp, tránh hư hỏng, thiệt hại hay không đáp ứng được sự kiện. Mời bạn tham khảo thêm gói cho thuê sân khấu của Vietlink Event.
Không những thế, địa điểm tổ chức sự kiện cũng tác động lớn đến thương hiệu của nhãn hàng. Bởi để khẳng định đẳng cấp, uy tín các thương hiệu, nhãn hàng cao cấp thường ưu tiên chọn các khách sạn 5 sao để tổ chức thay vì các trung tâm sự kiện thông thường.
What: Tất cả những gì cần phải làm cho sự kiện.
Khi tổ chức sự kiện, nhiều doanh nghiệp thường muốn thực hiện nhiều hoạt động cùng một lúc. Nhưng với đặc tính của sự kiện thì không phải hoạt động nào cũng phù hợp để đưa vào. Do đó, để làm hài lòng khách hàng, người tổ chức sự kiện cần hiểu được mong muốn khách hàng, tư vấn các loại hình sự kiện phù hợp và tối ưu nhu cầu của họ.
Các loại hình event phổ biến:
Event marketing: Lễ khai trương cửa hàng, ra mắt thương hiệu, ra mắt sản phẩm mới, lễ khởi công, lễ động thổ, lễ mở bán bất động sản, …
Event corporation: Tiệc khai xuân, Year end party – tiệc cuối năm, tiệc kỷ niệm, tiệc tri ân công ty,…
Event personal: Tiệc cưới, kỷ niệm ngày cưới, tiệc thôi nôi, tiệc sinh nhật,…
Festival: Lễ hội khai mạc tuần lễ du lịch, tiệc trung thu, lễ hội biển…
Sport event: olympic, giải chạy marathone, sự kiện bóng đá, …
Tiếp theo, điều mà nhà dịch vụ tổ chức sự kiện cần xác định đó là chủ đề sự kiện là gì? Bao gồm những hoạt động nào? Sự kiện cần có các nguồn lực nào? Truyền thông ra sao để thu hút được nhà tài trợ, khách tham dự? Tất cả điều này cần có sự phối hợp hài hòa giữa nhu cầu, mong muốn của khán giả và tương thích với các yếu tố của sự kiện như Why, who, when và where.
Phải nhấn mạnh, nhiệm vụ cực kỳ quan trọng trong giai đoạn sáng tạo ý tưởng sự kiện đó là phải phát hiện ra được các nhân tố và nguồn lực đặc trưng giúp sự kiện có được sự độc đáo riêng. Cần phải phác thảo ý tưởng, sáng tạo thông qua kỹ thuật sơ đồ tư duy Mindmap. Người tổ chức sự kiện sẽ biết cách sắp xếp các ý tưởng sự kiện một cách hiệu quả và có cấu trúc hơn nhờ công cụ này.
Phát triển ý tưởng sự kiện thông qua trao đổi nhóm
Sau khi đã thiết lập được phạm vi sự kiện của mỗi cá nhân. Cần vận dụng tối đa trí tuệ tập thể để có được sự thăng hoa, tưởng tượng phong phú của từng người, có được nhiều sự tư vấn nhất để tạo ra các ý tưởng độc đáo. Muốn có được điều này đòi hỏi bạn phải gặp gỡ các cá nhân trước để thiết lập mối quan hệ và làm cho họ không vướng bận đến vai trò của mình trong sự kiện. Quá trình này được xem như một cuộc thăm dò chưa có kết luận cuối cùng.
Nhiệm vụ quan trọng nhất chính là sáng tạo và vẽ nên các giấc mơ, đảm bảo không bỏ sót bất cứ ý tưởng nào. Mục tiêu hướng đến chính là tìm được sự đồng thuận ý tưởng của mọi người và thôi thúc họ thực hiện. Đây là lúc phát huy tối đa kỹ năng lãnh đạo của nhà quản trị sự kiện. Nhằm khai thác các ý tưởng hay, tổng hợp chúng và dàn xếp sự thỏa hiệp.
Như vậy, giai đoạn xây dựng ý tưởng sự kiện sẽ bắt đầu từ mỗi cá nhân, sau đó là đến nhóm tổ chức cùng những người liên quan. Ở giai đoạn này mục tiêu chính là tập hợp càng nhiều ý tưởng càng tốt, không cần quan tâm đến tính khả thi. Do đó, thời gian và sự kiên nhẫn là điều cần thiết ở giai đoạn này.
